Wat is een CSRD gap analyse?
Een gapanalyse voor CSRD is een proces dat bedrijven helpt om hun huidige duurzaamheidspraktijken te vergelijken met de specifieke vereisten van de CSRD. Er wordt vastgesteld waar ze aan de normen voldoen en waar er "gaten" zijn die moeten worden aangepakt.
Door dit te doen, kunnen bedrijven zich richten op het verbeteren van de gebieden die tekortschieten en voortbouwen op wat ze al hebben. Dit maakt het proces efficiënter, kosteneffectiever en minder tijdrovend dan helemaal opnieuw beginnen.
Een CSRD gap analyse kan een nuttige eerste stap zijn voor bedrijven die willen voldoen aan de CSRD. Het dient als strategisch hulpmiddel om vast te stellen waar de huidige duurzaamheidspraktijken overeenkomen met de vereisten van de richtlijn en waar verbeteringen nodig zijn.
Verschillende soorten gaps
Bij het uitvoeren van een gap analyse in de context van het CSRD is het niet alleen essentieel om vast te stellen welke verschillen er zijn, maar ook om te bepalen welke specifieke gaps moeten worden aangepakt. Voor een effectieve inventarisatie van gap is een grondig begrip nodig van de verschillende lagen waar gaps kunnen optreden.
In grote lijnen zijn er drie belangrijke lagen waarmee rekening moet worden gehouden: gaps in gegevens, gaps in processen en gaps in capaciteiten. Elke laag biedt unieke uitdagingen die van invloed kunnen zijn op het vermogen van een organisatie om nauwkeurige duurzaamheidsrapporten te produceren die aan de eisen voldoen.
- Gap in gegevens: Dit gebeurt wanneer de organisatie niet genoeg gegevens of relevante statistieken heeft over een specifiek onderwerp, waardoor het moeilijk is om accurate rapporten te leveren.
- Proces gap: Deze gap ontstaat wanneer de systemen of procedures voor het verzamelen, analyseren en rapporteren van gegevens niet goed ontworpen of efficiënt zijn, wat kan leiden tot vertragingen of onnauwkeurigheden.
- Vermogensgap: Dit gebeurt als het de organisatie ontbreekt aan de nodige vaardigheden, tools of expertise om de gegevens en processen effectief te beheren en te gebruiken, zelfs als ze beschikbaar en goed gedefinieerd zijn.
Afstemming in de gap analyse
Bij het uitvoeren van de gap analyse is het cruciaal om niet alleen te evalueren waar er verschillen zijn, maar ook hoe goed de huidige praktijken zijn afgestemd op de vereiste normen. Inzicht in de afstemming helpt bij het prioriteren van acties om deze verschillen effectief te dichten.
Gaps kunnen op basis van hun afstemming worden ingedeeld in drie categorieën. Elk van deze categorieën geeft een ander niveau van gereedheid aan en de acties die nodig zijn om ze aan te pakken.
- Volledig uitgelijnd: Dit geeft aan dat de huidige praktijken aan alle vereiste normen voldoen. De benodigde gegevens, processen en mogelijkheden zijn allemaal aanwezig en functioneren goed, wat betekent dat er geen onmiddellijke actie nodig is.
- Gedeeltelijk uitgelijnd: Dit suggereert dat, hoewel sommige aspecten van de huidige praktijken voldoende zijn, er gebieden zijn die verbetering behoeven. Er zijn misschien wel gegevens beschikbaar, maar deze zijn mogelijk onvolledig of niet volledig relevant.
- Niet uitgelijnd: Dit duidt op een aanzienlijke kloof waar de huidige praktijken ontoereikend of onbestaande zijn. Het kan zijn dat de organisatie niet beschikt over kritieke gegevens, effectieve processen of de benodigde capaciteiten.
Praktische stappen nodig om aan de slag te gaan met CSRD ESRS dataverzameling?
De voorbereiding van de CSRD gap analyse
Het uitvoeren van een CSRD gap analyse is cruciaal voor het identificeren van gebieden waar aanvullende rapportage vereist is. In het onderstaande gedeelte beschrijven we de essentiële stappen ter voorbereiding op een gedetailleerde gap analyse voor jouw CSRD-proces.
Stap 1: Weet wat je gewenste resultaat is (Soll)
De eerste stap bij het uitvoeren van een gap analyse voor de CSRD is het duidelijk begrijpen van je toekomstige resultaat. Dit omvat het identificeren van de specifieke vereisten waaraan je organisatie moet voldoen volgens de wetgeving.
Een cruciaal onderdeel van dit proces is bepalen over welke gegevens je moet rapporteren. Een cruciale stap die hiervoor nodig is, is de dubbele materialiteitsanalyse. Deze analyse helpt bij het identificeren en prioriteren van de thematische onderwerpen die voor je bedrijf het belangrijkst zijn.
Het is belangrijk om op te merken dat elk bedrijf verplicht is om te rapporteren over de CSRD ESRS 2, waarin de algemene vereisten voor duurzaamheidsrapportage zijn opgenomen. Daarom is deze standaard standaard standaard opgenomen in je toekomstige rapportageverplichtingen.
Te doen voor deze stap:
Stap 2: Ken je huidige situatie (Ist)
De volgende stap bij het uitvoeren van een CSRD gap analyse is het grondig begrijpen van je huidige situatie. Het belangrijkste doel is om te identificeren welke gegevens je al beschikbaar hebt. Dit proces kan enigszins ontmoedigend zijn, vooral als jouw organisatie veel softwaresystemen gebruikt.
Om dit proces te stroomlijnen, is het handig om terug te grijpen op de gewenste resultaten die je al hebt geschetst. Door deze af te stemmen op de gegevenspunten in je bestaande systemen, kun je gemakkelijker relevante gegevens identificeren die mogelijk al zijn verzameld.
Daarnaast kan het bekijken van eerdere duurzaamheidsrapporten en -documentatie die je organisatie heeft geproduceerd ontzettend waardevol zijn. Deze rapporten bevatten vaak veel gegevens die van toepassing kunnen zijn op de CSRD-vereisten.
Te doen voor deze stap:
Het uitvoeren van een CSRD gap analyse
In het volgende hoofdstuk leer je hoe je een gap analyse voor CSRD kunt uitvoeren. De beoordeling omvat drie verschillende lagen om te bepalen of er een gap bestaat.
Stap 1: Onderzoek naar ontbrekende data
Na inzicht in je huidige situatie is de volgende stap het uitvoeren van een analyse van de gaps in je data. Hierbij worden verschillen geïdentificeerd in de gegevens die vereist zijn voor naleving van de CSRD. Om dit te doen, vergelijk je de specifieke gegevens die nodig zijn voor openbaarmaking onder elke CSRD ESRS met de gegevens die je al hebt.
Het doel van deze stap is om specifieke gaps in je gegevensverzameling en rapportageprocessen op te sporen. Je zou bijvoorbeeld kunnen ontdekken dat je wel wat informatie hebt over energieverbruik, maar dat je geen uitgebreide gegevens hebt over het totale energieverbruik. Op dezelfde manier zou je gaps kunnen ontdekken in gegevens met betrekking tot diversiteitspercentages binnen je personeelsbestand of informatie over de bescherming van klokkenluiders.
Door de vereiste gegevenspunten goed te vergelijken met je bestaande datasets, kun je een duidelijk beeld krijgen van waar de verschillen zitten. Met deze aanpak kun je gerichte acties ondernemen om deze op te vullen.
Te doen voor deze stap:
Stap 2: Controleer of de processen aanwezig zijn
Zodra je gaps in de gegevens hebt geïdentificeerd, is de volgende stap het uitvoeren van een analyse van gaps in het proces. Hierbij wordt beoordeeld of de noodzakelijke processen aanwezig zijn om de vereiste gegevens voor naleving van de CSRD te verzamelen, beheren en rapporteren.
Een belangrijk onderdeel van deze analyse is controleren of je bestaande softwaretools correct zijn geïntegreerd en of ze de benodigde gegevens effectief vastleggen en verwerken. Je kunt ook overwegen om gespecialiseerde CSRD software aan te schaffen, die kan dienen als centraal eindpunt voor alle relevante gegevens.
Naast het evalueren van je softwaresystemen is het essentieel om te beoordelen of je organisatie het juiste beleid en de juiste acties heeft om de rapportage van specifieke gegevenspunten te ondersteunen. Dit kan een herziening van je procedures voor gegevensverzameling, validatie en rapportage inhouden.
Te doen voor deze stap:
Stap 3: De capaciteit gap evalueren
De laatste stap in het gap-analyseproces is het kijken naar de capaciteit en vaardigheid. Deze stap omvat het evalueren of je organisatie over de nodige capaciteiten beschikt om effectief te rapporteren over de vereiste gegevenspunten. Je moet met name beoordelen of je over de juiste vaardigheden en teams beschikt om de gegevens te beheren en te rapporteren in overeenstemming met de CSRD.
Deze beoordeling kan inhouden dat je de expertise van je huidige team bekijkt, eventuele vaardigheidstekorten identificeert en bepaalt of aanvullende training of werving nodig is.
Te doen voor deze stap:
Waarom is deze analyse nuttig?
Het uitvoeren van een CSRD gap analyse is vooral gunstig voor bedrijven die al bezig zijn met duurzaamheidsrapportage via andere raamwerken. In plaats van bij nul te beginnen, kunnen deze bedrijven gebruik maken van hun eerdere werk en zo hun weg naar volledige naleving stroomlijnen.
Het is ook nuttig voor bedrijven die nog geen duurzaamheidsgegevens hebben verzameld of gerapporteerd. Voor deze bedrijven is de CSRD gap analyse een cruciaal startpunt. Het biedt een gestructureerde aanpak om vertrouwd te raken met de essentiële gegevenspunten die nodig zijn voor naleving.
Verbetert de kwaliteit en consistentie van gegevens
Door een gap analyse uit te voeren, kunnen bedrijven hun bestaande gegevensverzamelings- en rapportageprocessen beoordelen en verbeteren. Dit leidt tot een betere kwaliteit, consistentie en nauwkeurigheid van de gegevens, die van cruciaal belang zijn om te voldoen aan de normen van het CSRD.
Kwalitatief hoogwaardige gegevens stellen bedrijven in staat om betrouwbaardere en transparantere duurzaamheidsrapporten op te stellen, die gebruikt kunnen worden voor interne besluitvorming en externe communicatie. Bovendien maken consistente gegevens jaar-op-jaar vergelijkingen mogelijk, waardoor bedrijven vooruitgang kunnen volgen, trends kunnen identificeren en beter geïnformeerde duurzaamheidsdoelen kunnen stellen.
Ondersteunt strategische planning
De inzichten die een kloofanalyse oplevert, vormen waardevolle input voor strategische planning. Bedrijven kunnen beter begrijpen waar ze hun middelen en inspanningen op moeten richten om hun duurzaamheidsprestaties en -rapportage te verbeteren en deze inspanningen af te stemmen op hun algemene bedrijfsstrategie.
Een grondig begrip van de verschillen stelt bedrijven ook in staat om duurzaamheid dieper in hun kernactiviteiten te integreren. Dit zorgt ervoor dat duurzaamheidsinitiatieven de bedrijfsdoelstellingen op lange termijn ondersteunen.
Door deze gaps aan te pakken, kunnen bedrijven beter voldoen aan de groeiende eisen van klanten, investeerders en andere belanghebbenden die duurzaamheid hoog in het vaandel hebben staan. Dit vergroot op zijn beurt hun concurrentievoordeel op de markt.
Voorkomt verrassingen later
Een CSRD gap analyse helpt organisaties te anticiperen op potentiële problemen en deze aan te pakken voordat ze kritiek worden. Door gaten vroegtijdig te identificeren, kunnen bedrijven onverwachte uitdagingen met betrekking tot naleving, gegevensintegriteit of verwachtingen van belanghebbenden voorkomen.
Bovendien stelt het bedrijven in staat om veranderingen in de regelgeving voor te blijven. De CSRD gap analyse geeft tijd om hun processen aan te passen en verrassingen te voorkomen die de bedrijfsvoering kunnen verstoren of hun reputatie kunnen schaden.
