Checklist & CSRD stappenplan
- De CSRD-vereisten begrijpen
- Een CSRD werkgroep oprichten
- Huidige duurzaamheidspraktijken beoordelen
- Identificatie en betrokkenheid van stakeholders
- Ontwikkel een longlist
- Materialiteitsanalyse voor CSRD
- Gapanalyse voor datapunten
- Dataverzameling stroomlijnen
- Auditing en verificatie
1. De CSRD-vereisten begrijpen
De eerste stap is begrijpen wat CSRD is. Het gaat ook om een grondig begrip van het wettelijke kader en de vereisten. Dit inzicht is cruciaal omdat het de basis legt voor alle verdere acties en ervoor zorgt dat de richtlijn wordt nageleefd.
De CSRD, een evolutie van de Non-Financial Reporting Directive (NFRD), verplicht bedrijven om informatie openbaar te maken over hoe duurzaamheidskwesties hun prestaties beïnvloeden.
Dit omvat details over milieubescherming, sociale verantwoordelijkheid, mensenrechten en bestuur. Het doel van de richtlijn is om de transparantie van duurzaamheidsrapportage te vergroten, zodat deze rapporten net zo betrouwbaar worden als financiële informatie.
Belangrijkste onderdelen van CSRD:
Door de vereisten grondig te begrijpen, kunnen organisaties hun CSRD stappenplan effectief plannen. Deze stap is cruciaal om ervoor te zorgen dat de daaropvolgende acties in lijn zijn met de wettelijke verwachtingen en bijdragen aan een uitgebreide en zinvolle duurzaamheidsrapportage.
- Uitgebreide reikwijdte: De richtlijn is niet alleen van toepassing op grote bedrijven, maar ook op alle bedrijven die op een gereglementeerde markt zijn genoteerd (met uitzondering van micro-ondernemingen), wat gevolgen heeft voor bijna 50.000 bedrijven in de EU.
- Dubbel materialiteitsperspectief: Bedrijven moeten niet alleen rapporteren hoe duurzaamheidskwesties hun bedrijf beïnvloeden, maar ook hoe hun activiteiten de maatschappij en het milieu beïnvloeden.
- Standaardisatie van rapportage: De invoering van verplichte Europese Sustainability Reporting Standards (ESRS) zal de rapportagecriteria standaardiseren. Dit zorgt voor vergelijkbaarheid en consistentie tussen rapporten.
- Digitale toegankelijkheid: Onder de CSRD moeten bedrijven ervoor zorgen dat hun duurzaamheidsinformatie digitaal toegankelijk is. Dit komt de transparantie en toegankelijkheid voor belanghebbenden ten goede.
2. Een CSRD werkgroep oprichten
De tweede stap in deze CSRD checklist is het opzetten van een werkgroep. Stel een speciale werkgroep samen om de naleving van de CSRD effectief te beheren. Neem leden op van financiën, duurzaamheid en compliance om alle rapportageaspecten te behandelen.
Wijs duidelijke rollen en verantwoordelijkheden toe om het verzamelen van gegevens, het opstellen van rapporten en de communicatie met belanghebbenden te stroomlijnen. Stel specifieke doelen die aansluiten bij de bredere duurzaamheids- en nalevingsstrategie van de organisatie.
Regelmatig vergaderen om de voortgang te bewaken, uitdagingen aan te pakken en op schema te blijven. Dit team fungeert als centraal punt voor alle CSRD-gerelateerde activiteiten en zorgt voor tijdige en efficiënte naleving.
3. Huidige duurzaamheidspraktijken beoordelen
Beoordeel de huidige duurzaamheidspraktijken en kernwaarden van jouw bedrijf om te zien of ze overeenkomen met de CSRD-eisen. Onderzoek hoe deze praktijken zijn geïntegreerd in de dagelijkse activiteiten en besluitvormingsprocessen. Identificeer sterke punten en punten die verbeterd moeten worden.
Inzicht in deze elementen is essentieel om ze af te stemmen op de dubbele materialiteitsbeoordeling die vereist is door de CSRD. Deze evaluatie zal helpen bij het vormgeven van de strategie voor verbeterde naleving en duurzaamheidsprestaties.
Het is ook belangrijk om je huidige bedrijfsstrategie en waardeketen te bepalen. Het gebruik van modellen zoals het waardeketenmodel, waardecreatiemodel en het businessmodelcanvas is sterk aan te raden om een goede schets te maken van het bedrijf zijn huidige situatie.
4. Identificatie en betrokkenheid van stakeholders
Groepen belanghebbenden identificeren
Een ander belangrijk onderdeel van het CSRD stappenplan is het identificeren en betrekken van stakeholders. Begin met het indelen van stakeholders in verschillende groepen op basis van hun relatie met en invloed op jouw organisatie. Deze stakeholders kunnen worden onderverdeeld in drie verschillende groepen.
Richt je in eerste instantie op je primaire stakeholders. Dit zijn de individuen of entiteiten die rechtstreeks in contact staan met je activiteiten, waaronder investeerders, zakenpartners, crediteuren en andere financiële actoren. Het is cruciaal om duidelijk te begrijpen wie je primaire belanghebbenden zijn, omdat hun input en verwachtingen veel van je duurzaamheidsinspanningen bepalen.
Identificeer vervolgens de getroffen stakeholders. Deze groep omvat individuen of gemeenschappen die beïnvloed kunnen worden door je bedrijfsactiviteiten, in positieve of negatieve zin. Hieronder vallen lokale gemeenschappen, werknemers en mogelijk getroffen consumenten.
Denk tot slot aan je stille stakeholders. Dit zijn elementen van de natuurlijke wereld, zoals bedreigde ecosystemen of soorten die geen directe stem hebben in de bedrijfsvoering, maar wel van cruciaal belang zijn voor duurzaamheidsoverwegingen.
Engage met stakeholders
Ga actief de dialoog aan met elke geïdentificeerde stakeholdergroep om hun inzichten vast te leggen en te integreren in je duurzaamheidsraamwerk. Deze interactie is van groot belang voor het verzamelen van gedetailleerde en genuanceerde perspectieven die jouw lijst met duurzaamheidsthema's kunnen informeren en verfijnen.
Het organiseren van vergaderingen, workshops of forums is een belangrijke stap binnen deze CSRD checklist. Hier kunnen stakeholders openlijk hun zorgen, verwachtingen en ervaringen met betrekking tot je bedrijfsactiviteiten bespreken.
Dergelijke engagementen kunnen gestructureerd worden zodat ze plaatsvinden voordat je de initiële lijst met duurzaamheidsthema's afrondt of erna, zodat ze kunnen worden herzien op basis van feedback van belanghebbenden. Deze flexibele aanpak zorgt ervoor dat het proces van stakeholderbetrokkenheid iteratief en dynamisch is, waardoor continue verbetering en afstemming op stakeholderbelangen mogelijk is.
De feedback en gegevens uit deze engagementen zijn essentieel voor het verbeteren van de relevantie, volledigheid en nauwkeurigheid van je duurzaamheidsrapportage en -praktijken.
5. Ontwikkel een longlist
Maak de CSRD longlist
Begin met het samenstellen van een uitgebreide CSRD longlist van potentiële duurzaamheidsthema's die relevant kunnen zijn voor je bedrijf. Deze lijst moet een breed scala aan onderwerpen omvatten, zoals de impact op het milieu, sociale rechtvaardigheid, het welzijn van werknemers en bestuurspraktijken.
Houd rekening met de unieke aspecten van je bedrijf, zoals de kernactiviteiten en de regelgeving. Het doel van de longlist is ervoor te zorgen dat geen enkel mogelijk belangrijk gebied over het hoofd wordt gezien.
Verfijnen naar een shortlist
Verfijn je focus van de uitgebreide longlist tot een beter hanteerbare shortlist. Deze shortlist moet tussen de 10 en 20 thema's bevatten die zeer relevant zijn voor je specifieke bedrijfsvoering en strategische doelen.
Pas de lijst aan op basis van inzichten uit gesprekken met stakeholders en specifieke bedrijfskenmerken. Het aantal thema's kan aanzienlijk variëren, afhankelijk van de omvang van je bedrijf en de specifieke duurzaamheidseffecten en -risico's. Deze lijst geeft richting aan de volgende stadia van je CSRD stappenplan.
6. Materialiteitsanalyse voor CSRD
De beoordeling uitvoeren
Begin de materialiteitsbeoordeling door elk thema van de verfijnde shortlist te nemen en de bijbehorende risico's, kansen en gevolgen te evalueren. Dit proces is van groot belang om te identificeren hoe deze thema's je bedrijf financieel kunnen beïnvloeden en welke invloed je bedrijf op deze gebieden zou kunnen hebben.
De onderwerpen scores geven
Ken scores toe aan elk duurzaamheidsthema op basis van hun financiële materialiteit (waaronder de beoordeling van potentiële risico's en kansen) en hun impactmaterialiteit. Hierbij gaat het om de directe en indirecte gevolgen die je bedrijfsactiviteiten hebben op deze thema's. Houd bij het toekennen van scores rekening met zowel huidige als potentiële toekomstige effecten.
Gebruik specifieke criteria voor het scoren van impactmaterialiteit, zoals de omvang, reikwijdte en, indien relevant, herstelbaarheid van de impact, evenals de waarschijnlijkheid ervan. Beoordeel voor financiële materialiteit de omvang van potentiële financiële effecten en de waarschijnlijkheid ervan.
Drempelwaarden vaststellen
Als het scoren is voltooid, bepaal dan een drempelwaarde voor materialiteit. Deze waarde helpt om te bepalen welke duurzaamheidsonderwerpen als materieel worden beschouwd voor je bedrijf en daarom gedetailleerde rapportage vereisen.
Elk thema dat boven deze drempel scoort in financiële materialiteit of impactmaterialiteit wordt als materieel beschouwd. Deze dubbele drempelbenadering zorgt ervoor dat zowel de interne effecten op het bedrijf als de externe effecten op de maatschappij en het milieu uitgebreid worden geëvalueerd.
7. Gapanalyse voor datapunten
Na het identificeren van de materiële thema's moeten bedrijven een gapanalyse uitvoeren. Deze stap houdt in dat wordt bepaald welke gegevens moeten worden verzameld om elk materieel thema effectief aan te pakken.
Een handig hulpmiddel hiervoor is de lijst met datapunten verstrekt door de European Financial Reporting Advisory Group (EFRAG), die als richtlijn dient voor welke informatie beschikbaar moet zijn.
Beoordeel eerst welke gegevens er al beschikbaar zijn binnen het bedrijf. Bekijk bestaande systemen en processen om inzicht te krijgen in de omvang van de huidige inspanningen op het gebied van gegevensverzameling en hoe deze aansluiten op de nieuwe vereisten. Deze beoordeling helpt bij het identificeren van bestaande bronnen die kunnen worden gebruikt of aangepast voor naleving van de CSRD.
Identificeer vervolgens gaps in de gegevensverzameling waar aanvullende gegevens nodig zijn of waar bestaande methoden voor gegevensverzameling tekortschieten. Bepaal welke bestaande systemen de gegevensverzameling ondersteunen en welke verbeterd moeten worden.
Maak daarnaast plannen voor de ontwikkeling of integratie van nieuwe systemen en processen die het verzamelen van de vereiste gegevens in de toekomst zullen vergemakkelijken.
8. Dataverzameling stroomlijnen
ESRS-gegevens verzamelen
Het verzamelen van de benodigde duurzaamheidsgegevens is een cruciale stap in het CSRD stappenplan. Dit proces omvat het verzamelen van zowel kwantitatieve als kwalitatieve gegevens, zoals vereist door de wet.
Elke European Sustainability Reporting Standard (ESRS) geeft nauwkeurig aan welke gegevenspunten moeten worden verzameld, zodat bedrijven zich kunnen richten op het verkrijgen van alle relevante informatie om aan hun rapportageverplichtingen te voldoen.
Daarnaast is het belangrijk voor bedrijven om zich ervan bewust te zijn dat de CSRD bepaalde vrijstellingen bevat met betrekking tot het verzamelen van specifieke gegevenspunten, vooral voor het eerste rapportagejaar. Bedrijven moeten de bepalingen van de CSRD-wet zorgvuldig doornemen om te bepalen of ze deze vrijstellingen kunnen toepassen om het verzamelen van bepaalde gegevens uit te stellen tot een later stadium.
Gegevensverzameling stroomlijnen
Om dit uitgebreide proces van gegevensverzameling te vergemakkelijken, kunnen bedrijven gebruik maken van CSRD software. Deze softwareoplossingen zijn speciaal ontworpen om het verzamelen van gegevens te stroomlijnen. Dit doen ze door het samenvoegen van gegevens te automatiseren en ervoor te zorgen dat alle benodigde gegevens efficiënt en nauwkeurig worden vastgelegd.
Door deze tools te integreren, kunnen bedrijven hun gegevens effectiever beheren, de kans op fouten verkleinen en zorgen voor consistentie tussen rapporten.
9. Auditing en verificatie
Verzamelde gegevens verifiëren en controleren
De laatste stap in het CSRD stappenplan is het auditen en verifiëren van de verzamelde duurzaamheidsgegevens. Deze cruciale fase zorgt voor de nauwkeurigheid en betrouwbaarheid van de informatie voordat deze wordt opgenomen in het officiële duurzaamheidsrapport.
Bedrijven moeten alle verzamelde gegevens nauwkeurig controleren op consistentie en volledigheid. Deze stap is essentieel voor het valideren van de integriteit van de gegevens, wat de geloofwaardigheid van de duurzaamheidsrapportage ondersteunt.
Nadat de gegevens grondig zijn gecontroleerd en geverifieerd, moeten ze worden gebundeld in het duurzaamheidsrapport. Dit document moet een transparant, uitgebreid overzicht geven van de duurzaamheidsprestaties van het bedrijf, in overeenstemming met de kaders voor gegevensverzameling die door het ESRS zijn geschetst.
Assurance door een accountant
Nadat het duurzaamheidsverslag is opgesteld, wordt het ter beoordeling naar een accountant gestuurd. De accountant geeft een beperkte of redelijke mate van zekerheid, afhankelijk van het vereiste of gekozen niveau, dat dient om de nauwkeurigheid van het verslag en de naleving van de CSRD-vereisten verder te valideren.
Na een succesvolle verificatie kan het bedrijf zijn duurzaamheidsverslag publiceren. Meestal wordt deze publicatie gesynchroniseerd met de publicatie van het financiële verslag. Hierdoor kunnen belanghebbenden zowel de financiële als niet-financiële prestaties tegelijkertijd beoordelen.
